Контролишите "хидрант", или Како да се не утопите у току информација и задатака

<

Митцх Капор, оснивач корпорације Лотус, једном је рекао да је добијање информација са Интернета као пијење из ватрогасног хидранта. Маттхев Ловри, стручњак за онлине комуникације, развио је ову тему и назвао континуирани проток информација које долазе на ПЦ и телефон 24 сата дневно, 7 дана у тједну и никада не завршава, "хидрант" (од енглеског ватрогасца). Како се не утопити у струји и ефикасно искористити своје вријеме - прочитајте прилагођени пријевод који је припремио Пц-Артицлес.

Са "хидрантима" листа задатака никада није празна. Пошто "хидрант" није само информација, то је фабрика нових задатака. Неке од ставки на листи задатака су очигледне, на пример, е-поруке од шефа или клијенти којима је потребна пажња. Али многи нису изговорени.

Ово је чланак о коме треба читати и размишљати. Пост то цоммент. Поделите пријатеље са пријатељима и колегама.

Није важно колико сати дневно учествујете у малим стварима. Главно је да нема краја на видику. Ово је "хидрант".

И овај концепт је много шири него само листа задатака. Нажалост, још увијек је 24 сата дневно.

Ларк

Ако сте као ја, сав креативан и тежак посао иде добро у рано јутро. Постоји много разлога - психолошких и физиолошких - зашто је то тако. Али "хидрант" ваши унутрашњи ритмови су дубоко равнодушни. Јер док спавате, количина информација наставља да се повећава.

Након доручка, отварате инбок, а струја из "хидранта" разбија екран, који је био под притиском слова на маилу, рачунима у Битрику, Твиттеру, ЛинкедИну, Фацебооку, Басецампу, ЈИРА, Треллу и слично, цијелу ноћ. У вашем календару - састанци, захтјеви и упутства шефа, партнера, купаца, подизвођача, колега. А оно што још није било на списку задатака јучер гори данас и захтијева хитно извршење.

"Хидрант" вас неће чекати. Он гласно захтева ваше време и пажњу.

Одједном у 11 сати ујутро - и већ сте изгубили најбољи дио дана.

Како одговорити на ову ситуацију? Обично нуде две опције: или промените понашање или користите технологију. Али зашто не искористити технологију за стварање основа за промјену понашања?

Како ефикасно управљати информацијама, задацима и идејама? Морате разумети да је проток информација непрекидан, и заиста је то неколико токова: информације долазе од е-маилова, друштвених мрежа и медија, сајтова, новина, током састанака, од пријатеља, па чак и из ваше главе. Све је немогуће досећи.

Да ли морате да обрађујете поруке, одлучујете шта ћете са њима: одговорити, користити, делити, сачувати за каснију употребу или избрисати? Када то урадити? И како наћи времена да се позабавимо овим?

Нажалост, вишезадаћни режим, када покушавате да урадите све одједном, не ради. Не контролишете свој распоред, тешко је пронаћи слободно вријеме, одвратити пажњу од поште и фокусирати се на нешто дуже од 5 минута. Ако је тако, погледајте мој начин организовања времена за максималну продуктивност током дана - можда је то оно што вам је потребно.

Три технике и додатни алати

Даили ритуал. Тренутно се бавимо организацијом и планирањем, фокусирајући се на важне и мале задатке.

Студија - Ред чекања - Информације - Дистрибуција. Преносимо ток из "хидранта" у материјал са којим можете радити. Ми формирамо листу задатака, личну библиотеку корисних ресурса, стабилну траку информација из друштвених мрежа и медија.

Довођење ствари до краја. Ми управљамо листом задатака и сопственим временом.

Радите у складу са унутрашњим ритмовима

Само ви сами можете да израчунате сопствени скуп начина да повећате продуктивност - све што могу је да поделим своје.

Изабрао сам најбоље вријеме за рјешавање најважнијих задатака.

Ујутро, када мој мозак најбоље ради, посвећујем 2-3 сата да радим на Најважнијем изазову, и не могу да ме ометају ништа друго. Студије показују да ће радницима који су ометени - или они сами себе омести - најмање једном свака 3 минута, бити потребно најмање 20 минута да се поново уробе у задатак.

Почетак дана се исплати са тежим задатком, иако је људска природа почети са нечим лакшим. Током дана ће се сигурно десити непредвиђене околности, додатни састанци - и задаци од највеће важности неће бити испуњени.

Ја одређујем паузе

У сваком случају, обично за 60-90 минута концентрација се смањује, тако да ја дијелим јутарњи рад на два дијела, узимајући кратку паузу, током које ћу дефинитивно напустити радно мјесто.

Научници тврде да седентарни начин живота доводи до проблема са срцем, лошег држања, неких врста рака.

Чак и ако седите на једном месту само 30 минута, ваш метаболизам ће се успорити за 90%.

Увече

Енергетски ниво драматично пада након вечере, због чега многи људи у овом тренутку више воле да мало спавају. После ручка покушавам:

  • Упознајте људе: Сигуран сам да тешко могу обавити свој посао у том тренутку, а комуникација даје додатну енергију;
  • обављају мале, једноставне и организационе задатке.

Јутарњи и вечерњи ритуал

Морате одлучити шта да радите у овим сатима. То значи да морате отворити пошту, пренијети неке поруке на листу задатака и наћи времена за њих међу осталим пројектима.

Проблем је у томе што су поруке које попуњавају вашу пошту прави вампири који се хране вашим временом. Разврставајући их, трошите више времена и труда него што се чини. А најгора ствар је да, без обзира колико је напета, део вас увек жели да провери ваш инбок.

Решење је да долазне треба сматрати опасним животињама, које већину времена треба држати у кавезу, али ипак с времена на вријеме пустити да не би побјегли.

Радим са доласком два пута дневно - током јутарњих и вечерњих ритуала. Тако сам се навикла на такву наредбу да рад са долазним постаје за ум исти задатак као и тијело да једе и пије.

Између ова два периода, не бринем се да ли је нешто стигло на пошту и да не заборавим нешто важно - верујем свом систему. Зато, затварањем поштанског сандучића, идем на посао са свежом главом.

Пошто јутарњи ритуал обично не траје дуго (већина организационих тренутака остаје за вечерњи ритуал), више пажње посвећујем најважнијем задатку.

Таск лист

Да бисте организовали дан и зауставили проток сокова из вашег живота, потребно је да користите технике и алате.

Једна од таквих ефикасних метода је “Студија - ред чекања - информација - дистрибуција”, која преводи несистемски ток у:

  • једноставна листа задатака
  • личну библиотеку корисних материјала који су сачувани за даљи рад са њима,
  • сет материјала које морате подијелити с колегама.

У идеалном случају, то би требало урадити током јутарњег и вечерњег ритуала. Размотрите овај процес детаљније.

Прегледајте пристиглу пошту

Инбок је све од е-поште и Твиттер порука до гласовних снимака.

Прво, запамтите, ниједан долазни позив за хитну реакцију. Сви смо навикли да шаљемо и примамо брзе одговоре на писма, али ово је погрешно: свако ко очекује ово поставља додатне обавезе на вас.

Друго, отварање сваког писма и одговор на њега је апсолутно неефикасно. Бићеш продуктивнији ако урадиш једну ствар. На пример, само прегледајте инбок. Наш мозак није добро повезан заједно неколико задатака. Када људи мисле да могу лако да се носе са мултитаскингом, у ствари, они једноставно брзо прелазе са једног задатка на други. Али то негативно утиче на перцепцију и концентрацију.

Дакле, када отворите инбок, само их гледајте. Ово је класични модел са једним задатком "Радити ствари до краја":

  • ако можете да видите долазни за мање од два минута, учините то;
  • ако не можете, додајте га на листу задатака на које се морате вратити касније;
  • можете једноставно игнорисати датотеку.

Чак и ако отворите листу поштанских сандучића са чекањем одмах након што погледате поруке, још увек имате времена за поновну изградњу.

Прегледајте инбок ујутру само када је то апсолутно неопходно.

Када ујутро погледате поруке, поставите себи питање: да ли су хитне? Ове хитне поруке су ваши непријатељи број један, јер узимају драгоцено време које желите да потрошите на најважнији задатак.

У супротном, у листу задатака треба само да укључите ставку „Провери поруке увече“.

Куеуинг

Послови који нису хитни и који трају дуже од 2 минута се налазе у једној од две секције реда чекања:

  1. Шта вам је потребно да прочитате: онлине ресурси које морате прочитати и размислити, једним кликом додати у Поцкет. Ови материјали се могу вратити касније и са било ког уређаја.
  2. Шта треба да урадите: долазне поруке које користе ДоИт.им се директно преусмеравају на листу задатака.

Наравно, листа задатака се такође може ручно компајлирати, али мислим да су апликације практичније.

Читање и дистрибуција материјала у личној библиотеци

Током вечерњег ритуала, враћам се на листу задатака и проверавам материјале у реду за читање. Пошто користим Поцкет, могу да их гледам док путујем у подземној железници, док чекам састанак или у било ком другом слободном тренутку. Стога, обично се брзо бавим овом листом.

Ако је материјал заиста вредан, додајте га Дииго - мојој онлине библиотеци корисних материјала. Можете ставити ознаке у њега, тако да се белешке лако проналазе следећег дана, после месец дана или чак после годину дана. Посебно се захваљујемо Дииогу за могућност фасетиране претраге.

Ознака л8р (тј. Касније - са енглеског. "Касније") ставља ресурс у други ред, који позивам током ноћне провјере листе задатака.

Поред тога, Дииго аутоматски чува копију било којег текста који сам додао у поље за напомене. Могу да уредим ову белешку, убацим напомене, идеје које се испостављају најкориснијим када желим да поделим материјал са неким.

Схаре

Неке ознаке у програму Дииго омогућују вам да објавите ресурс било гдје. Хвала за магични ИФТТТ:

  • означено са Као материјал послан на мој Тумблр као цитирани пост,
  • ако одаберете наслов ознаке на Твеету и линк на пост иде на Твиттер,
  • Можете прилагодити ознаке за друге рачуне: ЛинкедИн, Фацебоок ...

Захваљујући овој методи, цео ток из "хидранта" се шаље на листу задатака и личну библиотеку, а одабрани ресурси се могу делити. И све то без губитка пажње.

Вечерњи ритуал

Пошто се ујутру желим фокусирати на креативни рад, вечерњи ритуал је камен темељац за планирање за цијели дан.

Како да започнем вечерњи ритуал

У време после ручка:

  • Већ сам завршио свој јутарњи рад на најважнијем задатку;
  • непрочитане поруке су се накупиле у мојим сандучићима које сам примио када сам био заузет радом на најважнијем задатку;
  • ред у листи задатака садржи задатке које сам поставио ујутро и стандардне задатке које обављам током вечерњег ритуала сваки дан.

Тренутни дневни задаци

Као што је раније поменуто, вечерњи ритуал обухвата следеће задатке:

  1. Виев. Ово је комплетна инспекција свега: разумем све што је могуће, чак и са тим материјалима, посао с којим ће трајати више од 2 минута.
  2. Читајте, делите, делите. Радим са свим занимљивим стварима које сам додао у последња 24 сата.
  3. Да бисте контролисали листу задатака. Отварам свој задатак и на основу напретка постигнутог у раду на најважнијем задатку, ја:
  • Ја одлучујем шта ћу урадити вечерас, и шта ћу учинити за сутра,
  • одлучити који ће задатак бити најважнији задатак сутра ујутро и одредити колико времена ће јој требати посветити,
  • Укључујем време за одмор у распореду (или ћу га узети за касније или некада).

Постоје неке актуелније ствари, на пример, да се одговори на е-маилове примљене јуче, или да се изврши финансијско рачуноводство и друго. Неки од њих се појављују само на посебан дан. На пример, проверавам горе поменути Дииго сваке среде и суботе.

Недељни чек

Сваког понедељка у листу задатака морате да укључите ставку „Направите листу циљева за недељу“. Стога, сваке ноћи током седмице задржавам те циљеве на уму: то ће бити корисно када треба да одлучите шта да радите данас и шта да оставите за касније.

Сваког петка увече, ментално преиспитујем ове циљеве и критички их процењујем.

И тек тада долази време одмора.

Пошто је лакше управљати распоредом у вечерњим сатима и теже радити на тешким задацима, вероватно ћу гледати и додавати задатке и материјале у ред током дана. Али чак иу овом случају, најмање пола дана ће инбок бити затворен.

Мој дан се завршава задатком “Студирање - стављање у ред - Информациони фонд - Дистрибуција”, тако да се нови дан може започети без оптерећења недовршеног посла.

Надамо се да ће вам ова техника побољшања продуктивности бити корисна.

Слика: а катз / Схуттерстоцк.цом
<

Популар Постс