Како управљати поштом: 10 савјета од запослених у ТЕД-у

<

Запослени у ТЕД-у Мицхаел МцВатерс поделио је 10 савета на блогу своје компаније, који користи за одржавање наруџбе путем поште.

Коме, ако не уредницима и руководиоцима ТЕД-а, говорити о методама поступања са преоптерећеном поштом. Према њима, компанија прима свакодневно стотине писама, а бројач долазних е-маилова од неких запосленика одавно је прешао тисућу.

Мицхаел МцВатерс, архитект ТЕД УКС, нуди 10 решења за овај проблем.

У будућности нећете имати више времена него сада.

Мајкл је приметио да многи одлажу рад са поштом до касније, јер верују да ће у неком тренутку у будућности имати више времена за то. Неће. Ваш ниво запослености ће се вјероватно наставити у наредној седмици, мјесецу, години. Можда ћете бити срећни због тога. Али за пошту ће бити исто време. Зато почните да радите са њом одмах.

Покушајте да почнете од нуле.

Ево два начина да то урадите:

  1. Издвојите мало времена и почните са чишћењем поште у неколико фаза. У зависности од тога колико слова имате, биће вам потребно до десет посета да бисте их очистили. Ако је то тешко, прекините посао на неколико сегмената од 15 минута.
  2. Иди на провалу. Истакните три или четири сата и направите идеал чистоће и реда из свог инбока.

Узми мало времена сваки дан.

Према Мицхаелу, ово је најтежи део плана. Морат ћете радити с поштом неколико пута сваки дан. Саветује да сваких четири сата посвети 15 минута и да се бави само фасциклом са долазним писмима.

Ако писмо није јако важно - избришите

Постоји искушење да се свако мање или више важно писмо пошаље у посебан директоријум да би се то касније позабавило. Али ако писмо тренутно не заслужује вашу пажњу, избришите га.

Одјавите се са сваког нежељеног билтена.

Често грешим тако што једноставно бришем писма из незанимљивих порука. Мицхаел ради категоричније:

Ако вам невслеттер није занимљив, не само да бришете писмо, већ га и одјавите.

Испод сваког слова налази се дугме "Откажи претплату" или Откажи претплату. Користите га за своју намену. И што чешће, то боље. Можете користити и услугу Унролл.ме о којој смо разговарали овдје. Он ће вас аутоматски одјавити од непотребних порука.

Ако је порука још увек у вашем пријемном сандучету, прочитајте је

Ако је писмо прошло тест, а нисте се одјавили и нисте га одмах избрисали, онда га прочитајте. Ако је кратак, прочитајте одмах. Ако је дугачак, пошаљите унапријед писмо у мапу „Прочитај“ и вратите се на њу када има више слободног времена. Мицхаел верује да ако сте искрени према себи, онда ће овај директоријум садржати минимални проценат свих е-порука.

Боље је одмах одговорити на кратка писма.

Ако ваша е-пошта захтева брз одговор, одговорите ... одмах. Не чекајте. Након слања одговора обришите писмо. Ако писмо садржи копију послату другом примаоцу, а он не мора да зна ваш одговор, уклоните га од прималаца.

Прослиједите писма колегама ако могу одговорити компетентније.

Преусмерите писмо са малим објашњењем и избришите га из пријемног сандучета.

Водите рачуна о сортирању

Моји фолдери у Поштанско сандуче

Свака услуга е-поште даје корисницима могућност креирања фасцикли. Ово је најбољи алат за рјешавање преоптерећене поште. Направио сам фасциклу за посао, фотографије, студије и друге ствари. Мајкл предлаже израду фасцикли „Пројекти“, „Други“, „Одговори касније“. Главно је да се осећате пријатно.

Изаберите праву апликацију

За мене, ова апликација је постала Маилбок. Мицхаел га је изабрао. Али опције су многе. У претрагу Пц-чланака можете уписати реч "маил" и назив оперативног система за који тражите клијента. Обећавам да ћете наћи нешто прикладно.

Резултат

Ако нисте могли да прочитате чланак (реците ми зашто), ево кратке листе свих корака:

  1. За неколико приступа, анализирајте Инбок.
  2. Одлучите шта да урадите са писмом чим дође.
  3. Повремено чистите пошту.
  4. Откажите претплату на непотребне поруке.
Слика: тоталлиПиц.цом/Схуттерстоцк.цом
<

Популар Постс