Како зауставити ток долазних задатака и успоставити ред у пословима

Пре неки дан, са једним пријатељем, одржан је разговор на тему управљања радом. Поставио је питање - „Сваки дан добијам више задатака него што могу. Број одложених задатака се повећава и повећава, а каос се повећава. Како то зауставити? ”Питање је релевантно за многе. Многи су упознати са осећајем беспомоћности које особа осећа под нападом долазећих задатака и све већом листом задатака. Ево 5 корака за излазак из хаоса.

Савет # 1 - Само зауставите ...

1. ... прецизније, зауставите долазни ток . Да би се раставио радни механизам, мора се прво зауставити. Нећете моћи да уредите задатке док они настављају да теку према вама у торренту. Зауставите ток. Немојте прихватати нове задатке и правите паузу. Такво заустављање не само да ће вам омогућити да мирно раставите тренутну листу обавеза, већ се и концентришете само на ово. Генерално, савет број 1 - прикупља све задатке у једној листи и не прихвата нове док не организујеш листу. Напомена - листа задатака је „у реду“ када разумете све што треба да урадите, осетите одређену количину контроле и задовољни сте са собом. Последња тачка је најважнија. Ово није шала. Морате повратити свој осећај задовољства.

И разумите - свет се неће распасти и компанија се неће распасти ако се повучете на пар дана.

2. Процијените временске трошкове . Следеће што треба да урадите је да процените колико ће трајати сваки задатак. Овде нису потребне високе процене тачности. Оцените "по оку". Главна ствар коју можете разумети је колико времена морате потрошити да бисте довршили све задатке на листи. Може се десити да ће, према прелиминарним процјенама, за комплетну листу бити потребно 2 мјесеца нето радног времена. Ако се ти задаци не расподеле на време, тако да их заиста можете испунити, онда је листа апсурдна и захтева оптимизацију.

3. Оптимизујте листу . Није једноставна ствар. Из једног разлога - оптимизација захтева озбиљну и критичку процену њихових послова.

  • Дајте другима све што могу без вас. Има ли сумње? Мислите да можете боље? Свеједно дајте и ставите контролни подсјетник.
  • Групни задаци. Узмите си времена да обрадите пошту и позиве. Радите сличне ствари у низу. То штеди време.
  • Одвојите све што се касније може учинити. Чак се и случајеви који се односе на клијенте могу пренети. Само га организуј. Дистрибуирајте контакте купаца равномерније. Промените временску линију где се то може урадити. Ослободите себи маневарски простор.
  • Уклоните све што је изгубило своју важност. Немилосрдно убијају задатке, чија је сврсисходност сумњива.

4. Обављајте задатке у реду . Сортирајте листу задатака од мањег до већег. То значи да на почетку постоје најкраћи случајеви. Радите све ствари које захтевају мање од 30 до 40 минута. Направи их за редом док не истекнеш. Заборави све остало. Када се заврше кратки задаци, погледајте листу. Сигурно је већ постао стварнији и можете радити с њим. Можда чак можете наставити са пријемом задатака. У сваком случају, испланирајте све преостале задатке тако да сте скоро 100% вјероватно да ћете их завршити у догледно вријеме. И створите још један временски резерва од 15-20% времена потребног за рјешавање проблема. Сада је боље завршити него поновити.

5. Реците "не" оштром планирању . Ни у ком случају не ограничавајте стриктно време и рок за извршење задатака. Сада је тешко планирање ваш непријатељ. Теско планирање је ефикасно у релативно стабилној контролној ситуацији. Сада је све веома климаво. Дајте себи време и део слободе. Не возите мозак у оквир. Иначе ћете доћи одакле сте почели. Потребно је мирно, мерљиво обављати задатке са листе на прописани начин. Још једном - у реду. Не додирујте задатак док не завршите претходни задатак. Један задатак.

Најважније је да разумете и прихватите чињеницу да МОЖЕТЕ приуштити да зауставите и уредите ствари.

Пет горе наведених корака доказало је своју ефикасност у пракси. Оне су ефикасне у циљу "гашења пожара" и "скупљања остатака", али посао мора бити структуриран тако да се такве ситуације не појављују. Шта мислите да треба да урадите да не бисте отишли ​​у крајности?

<

Популар Постс