7 акција које ће вам помоћи да радите са поштом много брже

<

Неред у поштанском сандучићу не само да квари расположење, већ и убија вашу продуктивност у коријену. Шта да радимо ако планина долазних писама расте, а ви немате времена да се бавите свим овим?

1. Ослободите се непотребних порука.

То укључује не само спам. Ово укључује билтене и избор попуста и понуда из онлине продавница - све што сте се некада претплатили и користили с времена на време. Идеја је следећа: кад год отворите пошту, таква писма вас одвлаче пажњу и спречавају да се концентришете на свој посао.

Да не бисмо себе осудили на вечиту борбу са хаосом, шаљемо ову преписку на посебно место.

Мицрософт Оутлоок 2016 вам омогућава да конфигуришете улазно филтрирање тако да се е-поруке ниског приоритета подразумевано додају у фасциклу Нон-Емергенци. Овде ће чекати своје време, а не звати очи.

2. Архивирати писма која више нису релевантна.

Наравно, ако нешто сада није потребно, то не значи да неће бити корисно у будућности. Ипак, улазне и одлазне поруке морају одржавати ред.

Поруке које садрже важне информације које тренутно непотребно требате послати у архиву. Најједноставнији начин да се то уради аутоматски је постављањем архивирања са одређеном периодичношћу. Ево алгоритма акција: „Филе“ → „Сеттингс“ → „Адванцед“, у секцији „АутоАрхив“, кликните на дугме „АутоАрцхиве Сеттингс“ и обележите поље „АутоАрхив сваки Н дана“, наводећи жељени временски интервал.

Користећи претрагу (ЦТРЛ + Е), лако ћете се кретати кроз архиву и, ако је потребно, можете наставити са кореспонденцијом. Као резултат тога, поштанско сандуче неће бити пуно, и нећете морати губити вријеме покушавајући пронаћи право слово међу не толико потребним.

3. Поделите примаоце у групе.

Тако да више пута не производите исту врсту маилинг листа, креирајте тематске групе којима можете дистрибуирати примаоце својих писама.

Породица, пријатељи, радни пројектни тимови - Оутлоок вам омогућава да додате особе из адресара или листе контаката у Екцел у групу.

Шта је згодно? Не морате стално да заклањате све примаоце да би пронашли оне које су вам потребне. У групи можете брзо да делите документе, а затим да радите са њима. Поруке су распоређене по разговору, тако да можете брзо пронаћи важне информације и ријешити хитна питања. Да бисте креирали групу контаката, притисните ЦТРЛ + СХИФТ + Л.

4. Користите мобилне апликације

У случајевима у којима постоји хитна потреба да се бави одређеним задатком, кључно је имати приступ пошти увијек и свугдје, како код куће тако и на путу.

Помоћу програма Оутлоок за мобилне уређаје можете да прегледате поруке, радите са листом контаката и датотека са паметног телефона или таблета. Сви подаци се тренутно синхронизују, тако да је искључен ризик да ће неке важне информације проћи.

5. Поставите слање писама по распореду

Да не бисте морали да решавате неколико проблема одједном у условима пуног притиска, обавите неки посао унапред. Мицрософт Оутлоок вам омогућава да аутоматски шаљете поруке у одређено време.

Тешко је имати на уму све информације о томе ко, шта и када сте обећали да ћете послати. Шансе су да једноставно заборавите да то урадите. Наведите за слово дан и вријеме поласка, тако да не можете бити ометани слањем упозорења о састанцима или подсјетницима на приближавање рокова.

6. Управљајте поштом правилима

У програму Оутлоок 2016 правила су акције које се аутоматски извршавају са порукама на основу одређених услова. Правила су подијељена у двије категорије: обавијести и организација.

На пример, можете подесити звучна упозорења за писма од особе или одмах послати поруке у засебну групу са одређеним речима у теми. Користите шаблоне које нуди услуга или креирајте сопствена правила. Могу се користити за долазне или одлазне поруке на једном или више рачуна.

7. Чувајте сву пошту на једном месту.

Радна кутија, лична пошта - не треба непотребно множити објекте. Много је згодније када истовремено имате приступ свим словима.

Помоћу програма Оутлоок 2016 можете да саставите улазне поруке за више налога одједном.

Додајте томе постављање група контаката и филтрирање слова са ниским приоритетом - штеди време изгледа веома импресивно.

Софтверски пакет Мицрософт Оффице 365, који укључује Оутлоок 2016, комбинација је познатих алата са новим функцијама које олакшавају рад. Усклађивање докумената, података поште и календара, интеракција са алаткама у облаку без приступа Вебу, приступ текстовима и презентацијама из претраживача - то су само неке од иновација које ће вам помоћи да се брже и без напора носите са свакодневним задацима.

<

Популар Постс